Kompetensutveckling från a till ö

Artikeln med svaren på dina frågor. Vad innebär kompetensutveckling i 2024 (microlearning!) och hur kommer man igång? Hur är dagens kompetensutveckling jämfört med förut och hur blir det sen? I den här artikeln går vi igenom vad kompetens, kompetensutveckling och kompetensförsörjning egentligen är, ger en bakgrund till centrala begrepp och avslutar med en sammanfattning. Du får också konkreta tips från våra Customer Success-specialister Jon och Anna (klicka här för att komma till tipsen direkt). Happy learning!

Målet med kompetensutveckling idag

Kompetensutvecklingens mål består av två delar: att höja kompetensnivån samt att skapa engagemang hos medarbetarna. Vi kommer gå in djupare på hur man gör det i en modern kontext och varför det är viktigt, men låt oss ta det från början.

Vad betyder kompetens?

För att ta oss an kompetensutveckling börjar vi enkelt, med ena halvan av begreppet: kompetens. Vad betyder kompetens? Själva ordet kommer från det latinska "kompetentia" som ordagrant betyder överensstämmelse. Det går också att beskriva som sammanfalla, tillägna sig något eller att räcka till. Det låter lite mer som dagens begrepp kompetens, inte sant?

Lite förenklat kan man säga att den som är kompent har förmågan att utföra något, gärna med gott resultat.

Enligt SAOL (svenska akademins ordlista) betyder kompetens tillräcklig skicklighet och behörighet.

kom·­pet·­ens [‑en´s] substantiv ~en ~er
• till­räcklig skicklighet; behörighet; ​till

SAOLs definition av kompetens

Vad är kompetens?

Kompetensens tre delar

• Kunskapen att skapa en pivottabel i Excel
• Förmågan att förstå att en pivottabell skulle ge dig bättre överblick över ditt problem
  
• Motivationen att lösa ditt problem är din drivkraft för att skapa en pivottabell

I den här bilden illustrerar vi kunskap, förmåga och motivation som tre lika stora delar. Det gör vi för att vara pedagogiska, så ta inte bilden för bokstavligt. En person kan lika gärna ha en större del motivation och mindre del kunskap i ett visst område, medan det i ett annat är tvärtom, till exempel. 

Kompetens är alltså inte detsamma som...

• Att ha en examen 
• Att ha kunskap inom ett visst ämne
• Att veta vad som behöver göras
  

Bara för att man har kunskap så är man inte kompetent. Jag vet till exempel att många hus byggs i etapper. Det i sig gör mig inte till någon byggare eller en person med kompetens inom byggnation. 

Detsamma gäller examen. En examen kan betyda att man tillskaffat sig kunskaper som är bra att ha och som är en del av kompetensens helhet, men kunskaperna kan lika gärna komma från praktisk erfarenhet eller självstudier. 

Sist men inte minst. Om mitt fönster krossas vet jag att fönstret behöver lagas – jag vet vad som behöver göras, men det är inte detsamma som att jag har kompetensen att utföra lagningen (utan jag söker upp ett proffs som har kompetensen). Och så vidare och så vidare. Du hänger med? Bra!

Så för att sammanfatta: Kompetens är inte detsamma som kunskap, en viss examen eller att veta vad man borde göra i en given situation. Kompetens är kombinationen av kunskap, förmåga och motivation.

Vad är kompetensutveckling?

Nu när vi har koll på begreppet kompetens ska vi ta oss an den här artikelns kärna: kompetensutveckling. Vad är kompetensutveckling? Kompetensutveckling är alla de insatser, erfarenheter och metoder (såväl stora som små) som bidrar till att du tar dig framåt inom ett visst ämne eller kunskapsområde.

Kompetensutveckling är alltså att skaffa sig nya skills eller utveckla en befintlig kompetens. Både personlig utveckling och erfarenheter via karriären kan leda till kompetensutvecklingen. Ofta när man pratar om kompetensutveckling syftar man på personalens kompetensutveckling, från ett HR-perspektiv. SAOLs definition lutar också åt det hållet.

kom·­pet·­ens|­ut·­veckl·ing substantiv ~en ~ar • kompetens­utveckling av personalen

SAOLs definition av kompetensutveckling

I vems intresse ligger kompetensutveckling?

HR-perspektivet är givet, då HR vet att personalen är den viktigaste resursen och dessutom ofta är de som initierar ett strategiskt arbete kopplat till kompetensutveckling. Ofta är det de som tar reda på kompetensbehoven som finns på arbetsplatsen kopplat till vad organisationen vill uppnå idag och imorgon. Så när vi pratar om kompetensutveckling av personal är det i företagets intresse och kompetensutveckling är en ledningsgruppsfråga i allra högsta grad. Begreppet som sådant används fortfarande nästinstill uteslutande när man pratar om arbetslivet. Om du på fritiden sysslar med exempelvis matlagning är det inte så sannolikt att du pratar om att du kompetensutvecklat dig i köket. Är du däremot kock eller försöker bli det är det mer troligt!

→ Läs mer om ämnet: därför är kompetensutveckling en ledningsgruppsfråga

Men låt oss utmana SAOLs definition av kompetensutveckling en aning. Kompetensutveckling är inte bara i organisationens intresse! Glöm inte bort att det ligger i individens egenintresse att skapa sig karriärfördelar genom kompetensutveckling. "Hur kan man utvecklas på jobbet?", "fastnat på jobbet", "understimulerad på jobbet" och liknande funderingar kan ofta lösas med just kompetensutveckling i form av en ny utmaning, att få lära sig ett nytt program eller en ny typ av skill. Vi ska heller inte underskatta hur kul det är att lära sig något nytt (vilket också kan vara en drivkraft till kompetensutveckling från individens perspektiv).

Learn or Expire

I ett ännu bredare perspektiv är utveckling själva källan till att vi finns. Även om vi oftast menar kompetensutveckling på jobbet eller i karriären är utveckling, eller evolution, nyckeln till att människoarten varit så framgångsik. För oss på Eduhouse är livslångt lärande en självklarhet och kompetensutveckling är till för alla. Utan utveckling skulle vi stanna. Eller som vi brukar säga, learn or expire!

→ Läs mer om varför kompetensutveckling är för alla

Ett arbetsliv i ständig förändring förutsätter livslångt lärande

Dagens föränderliga samhälle kräver alltså att man utvecklar sig själv och andra. De som inte gör det riskerar att halka efter. Det kan låta hårt, men fundera på hur många saker du lärt dig senaste året så märker du nog att du förändras i snabb takt, du också.

Just nu står tekniska framsteg inom AI för en stor del av våra funderingar kring hur det blir i framtiden i olika roller. Internetstiftelsens specialrapport om just AI från september 2023 visar att 3 av 10 redan använder AI, men av dessa är det bara 2 av 10 som använder AI på jobbet. Samma rapport visar att 3 av 10 tror att AI påverkar framtiden negativt. 

→ Läs mer om ämnet: är AI en möjlighet eller ett hot?

Hur kan kompetensutveckling se ut imorgon?

Vårt sätt att lära oss och ta till oss ny information ändras och utmanas ständigt. Därför tror vi att kompetensutveckling framöver kommer bli ännu mer fokuserad på microlearning och vara väldigt konkret. En viktig faktor är att det ska vara roligt att lära sig och det måste finnas tydliga incitament.

Oavsett vad framtiden har att utvisa spår vi att fler och fler använder AI på jobbet för var dag som går. Att bemästra system som ChatGPT eller Midjourney kan alltså vara ett sätt att särskilja sig som individ och på sikt kan AI-revolutionen göra hela organisationer mer effektiva. En förutsättning är att väsentliga delar av organisationen använder verktygen på rätt sätt och att en basnivå av kompetens inom AI existerar på arbetsplatsen.

AI är bara ett exempel på en snabbrörlig utveckling. Ett annat är olika ekonomiyrken som måste förhålla sig till nya lagar och regler. Snacka om svårt att göra rätt och prestera på topp om man inte lär sig det nya!

Sammanfattningsvis är utveckling och kontinuerligt lärande viktigt för såväl individ som organisation och hela samhällen. Men hur utvecklar man sin och andras kompetens idag? 

Kompetensutveckling idag: Inte bara konferenser off-site

Tidigare innebar kompetensutveckling ofta att hela kontoret skulle åka till någon konferensanläggning för att sitta i timmar och lyssna på den (inte sällan dyra) inhyrda föreläsaren. Det var svårt att ta hänsyn till olika personers intressen, olika sätt att lära sig med mera när det var samma upplägg för alla. Att mäta hur väl det föll ut var också väldigt svårt.

Varsågod Thérese på ekonomi och Anders på sälj, nu serveras kompetensutvecklingen. Häng med nu, för nästa chans är först om ett år. Nu överdriver vi lite, men visst känner man igen sig? Thérese och Anders hade förmodligen helt olika behov och motivationsfaktorer, något som tack och lov är mycket enklare att tillgodose idag (och vi ska komma in på hur)!

Så tar dagens kompetensutveckling hänsyn till individen

Vi backar bandet lite och påminner oss om kompetensens tre delar: kunskap, förmåga och motivation. Tänk på att kompetensutvecklingen, om den ska lyckas, måste ta hänsyn till dessa tre delar. Att ge en person en onlinekurs och hoppas på det bästa är kanske inte så lyckat. Om det däremot finns tydliga incitament för att lära sig blir personen mer motiverad att ta till sig kunskapen och senare omvandla kunskapen till praktiska handlingar (förmåga). Och visst har Thérese på ekonomi andra mål och kompetensbehov än Anders på sälj.

Ofta börjar HR-chefen eller den som har huvudansvaret för strategin för kompetensutvecklingen med att dela upp organisationer i avdelningar eller kompetensområden. En bra start, men kom ihåg att individerna i teamen har olika inlärningssätt och behov. Vad vi menar är inte att HR-chefen eller den ansvariga ska agera tankeläsare och veta exakt vad varje person behöver – det finns det verktyg för! Dessutom vet de bäst själva vad de behöver. Istället går jobbet ut på att tillhandahålla ett passande läroutbud som möjliggör individanpassat lärande och skapa en kultur kring lärande.

→ Läs mer om hur en kompetensplattform stödjer individanpassat lärande

Fördelar med individanpassat lärande

Det går alltså inte att lära någon som inte vill lära sig. Skapa förutsättningar för olika personlighetstyper! Till din hjälp kan du ta inre och yttre motivationsfaktorer. Kom också ihåg att olika inlärningsstilar behöver olika typer av lärosätt. Se till att fostra en kultur som värdesätter livslångt lärande och kontinuerlig utveckling för att visa att det inte bara lönar sig att lära sig nytt, utan är en självklarhet. Sist men inte minst behöver du kunna erbjuda olika metoder för kompetensutveckling. 

Olika sätt att utveckla kompetens

Stötta individanpassat lärande genom att erbjuda olika metoder för kompetensutveckling, istället för att dra iväg 50 personer på en konferens som inte motiverar. Så hur kan kompetensutvecklingen ske på ett mer modernt sätt? Svaret är så klart att det beror på. Aspekter som spelar in: resurser – både i form av tid och pengar, mål och vilken typ av läroutbud som finns att tillgå (eller går att köpa in).

Några moderna sätt att utveckla kompetens är:

• Onlinekurser i kortare format
• Att delta i ett digitalt klassrum och lära sig i grupp
• Att lyssna på ett poddavsnitt
• Att testa något nytt hands-on

→ Läs mer om 6 olika metoder för kompetensutveckling 

Vad är kompetensförsörjning kontra kompetensutveckling?

Kompetensförsörjning är ett begrepp som ofta seglar upp när man pratar om kompetensutveckling. Vad är det egentligen, och vad är skillnaden på kompetensförsörjning och kompetensutveckling?

Du som jobbar inom HR är säkert väl bekant med begreppet! Kompetensförsörjning syftar till arbetet att se till att organisationen har rätt kompetens på plats. En del i arbetet med kompetensförsörjning är kompetensutveckling.

Ur ett managementperspektiv kan (bör) både kompetensutveckling och kompetensförsörjning stötta de kort- och långsiktiga mål satta för organisationen ifråga. Begreppen är däremot inte synonyma. Här är några av de vanligaste sätten att jobba med kompetensförsörjning:

• Rekrytering
• Kompetensanalys
• Kompetensutveckling
• Skapa engagemang hos medarbetarna
• Skapa en strategi för kompetensutveckling

Små steg idag ger stor förändring på sikt

Det är lätt att stirra sig blind på alla dessa begrepp och få bilden av att kompetensutveckling är både stort och krångligt. Som vi tidigare varit inne på är utveckling något naturligt. Ofta glömmer man bort hur mycket man själv utvecklas inom en viss tidsperiod. Självklart kräver kompetensutveckling jobb från flera håll, men vi är här för att säga att det inte behöver vara krångligt.

Börja med små steg och fortsätt så. Kompetensutveckling är precis som träning. Ju mer du tränar, desto bättre blir du. Faktumet att du tar på dig träningskläder och tränar 15 minuter idag kanske inte känns så stort nu, men fortsätter du och gör det till en vana så ger det stor effekt på sikt. 

Microlearning – ett smart verktyg för kompetensutveckling

Så hur ser man till att skapa vanan som ger effekt på sikt? Se till att det går att kompetensutveckla sig i 15 minuter precis lika lätt som det går att träna i 15 minuter. En lösning stavas microlearning, ibland mikroinlärning eller mikrolärning på svenska. 

Definitionerna varierar, men centralt är att microlearning ska vara tillgängligt överallt, gå fort, vara engagerande och ha ett tydligt syfte. I boken Microlearning: Short and Sweet (Karl M. Kapp, Robyn A. Defelice, 2019) hittar du många definitioner av begreppet. Vissa definitioner sträcker sig så långt som att det måste gå att konsumera på 5 minuter för att det ska klassas som microlearning. Inte riktigt som det där 3 timmar långa konferensföredraget, alltså...

Shannon Tipton, en framstående expert inom området, ger några exempel på när vi möter microlearning i vardagen:

• Korta matlagningsvideos i sociala medier som lär dig nya maträtter
• Wizarden som hjälper dig installera ett nytt program på datorn
  

Microlearning fick sig ett uppsving under pandemin och inget tyder på att intresset svalnar, snarare tvärtom. Kanske kan man se traditionellt lärande (som den där långa föreläsningen på konferensen) som en stor måltid medan microlearning är tapas. Om du kan servera kompetensutveckling i form av microlearning är det lätt att skapa den vanan som leder till stor effekt på sikt för både individ och organisation.

Därför passar (och engagerar) microlearning upptagna proffs

Att microlearning är tillgängligt när och var som helst är en tydlig fördel för upptagna proffs. Som ansvarig eller initiativtagare slipper man alltså pussla i folks scheman för att lyckas boka in 50 personer på den där konferensen. På samma tema är längden, eller snarare snabbheten, avgörande för att det ska bli av. De allra flesta har inga problem med att avsätta en kvart per vecka på sin kompetensutveckling.

Att innehållet serveras som just tapas eller sushi och inte en extra stor kebabtallrik håller oss alerta och skapar engagemang, vilket vi behöver för att hålla oss motiverade. Som vi varit inne på är en av utmaningarna på arbetsplatsen att skapa engagerade medarbetare. En person med engagemang har driv och vilja. Du anar vart vi är på väg, tillbaka till vårt tårtdiagram om kompetensens tre delar!

Kompetensutveckling för ökad kunskap, förmåga och motivation

Nu är det dags att återgå till vårt exempel i början av artikeln om Excel och pivottabeller (klicka här om du vill gå tillbaka till den delen av artikeln). Anledningen till att vi just använder Excel som exempel är att det är en klassisk kompetenslucka hos många. Många medarbetare vågar inte säga att de inte kan Excel, för de förväntas redan kunna det. Samtidigt är det ju stor skillnad mellan sådana som arbetar flitigt i Excel och sådana som ibland behöver använda programmet. 

Låt säga att du får ett nytt ansvarsområde på jobbet, lite mer i lön och är taggad på utmaningen. Kruxet är att du är helt novis på Excel och jobbet kräver att du kan det. På något sätt behöver du alltså lära dig Excel. Om du är nybörjare på Excel kan det bli ganska omotiverande att få ett stort Excelark med massa data som du inte har en aning om hur du ska avläsa. Så hur tar du dig framåt?

I början handlar det kanske om grunderna i Excel, för att sen gå över till mer avancerade kunskaper. Och det är här upplägget är så fiffigt, designen av onlinekurserna hjälper till att motivera dig! Spola fram en tid så skulle det där stora Excelarket inte avskräcka längre. Istället har du nu förhoppningsvis alla tre:

• Kunskapen att skapa en pivottabell i Excel. Den faktiska kunskapen i hur man gör det har du nu lärt dig.
• Förmågan att förstå att en pivottabell hjälper dig vidare i ditt problem. Du kan omvandla din kunskap till handling.
• Motivationen att vilja utföra problemet. I det här exemplet hade du en bra start med mer i lön och nytt ansvarsområde när du började lära dig Excel, och under tidens gång höll microlearningen dig motiverad att fortsätta. 

Eftersom du tog små men kontinuerliga steg blev din kompetensutveckling inom Excel engagerande och hanterbar, inte övermäktig. Istället lärde du dig konkreta men mindre bitar hela tiden. 

→ Läs mer om fördelar med att välja onlineutbildning för kompetensutveckling

Konkreta tips för organisationer som just kommit igång

Om din organisation nyligen börjat eller funderar på att sätta igång en ny satsning för kompetensutveckling kan det vara rätt skönt att få några konkreta tips.

Vi har frågat våra Customer Success and Support-specialister Jon och Anna. Här kommer några av deras bästa tips för att komma igång med kompetensutveckling på ett bra sätt:

• Se till att medarbetarna förstår att de får (och uppmuntras) gå utbildningar under arbetstid
• Avsätt tid, till exempel genom att boka en 30 minuters-slot i allas kalender så att man inte stör varandra eller bjuder in till möten
• Koncept kan hjälpa, testa till exempel "veckans utbildning" som alla ska gå på (om det är relevant för alla!) och ha en kort diskussion tillsammans efteråt
• Lyft personer som verkligen anstränger sig och kontinuerligt använder tid för sin  kompetensutveckling – men se till rådande kultur och person ifråga! I vissa fall blir det motsatt resultat att lyfta någon framför gruppen, medan det i andra konstellationer är precis rätt approach. Vad som funkar i just din grupp har du säkert bra koll på.
• Ta hjälp för att hitta rätt kurser, eller ännu hellre färdigpaketerade läroplaner, direkt när ni kommer igång så blir inte kursutbudet en djungel
• Tänk på att dina medarbetare gärna lär sig något som kan hjälpa dem i andra sammanhang än här och nu i karriären. Tipsa därför också om onlinekurser inom ämnen du kan tänka dig att de är intresserade av även utanför jobbet.

Några slutliga tankar om kompetensutveckling

Vi började artikeln med att reda ut begreppen: kompetens, kompetensens tre delar, vad kompetensutveckling innebär med mera. Därefter har vi gått igenom hur annorlunda det ser ut idag jämfört med hur det ofta såg ut förr (och spekulerat i hur det kommer se ut imorgon). Vi har även gått igenom hur modern kompetensutveckling främjar kontinuerligt lärande och tar hänsyn till olika personligheter och inlärningsstilar. En modern kompetensutvecklingsstrategi använder microlearning som verktyg och nyttjar med fördel några av tipsen från Anna och Jon.

Förhoppningsvis känner du att du lärt dig något nytt och intressant! Självklart finns vi här om du vill ha personlig hjälp i hur man ska komma igång. Tack för din tid och tipsa gärna någon du känner om denna artikel, så blir vi skyldiga dig en tjänst. 

Sammanfattningsvis är kompetensutveckling:

🧡 Alla de insatser, metoder och händelser som bidrar till ny eller fördjupad kompetens
🧡 Något som syftar till att höja engagemang hos medarbetare, inte bara kompetens
🧡 Något som ligger i allas intresse, inte minst i individens och organisationens intresse
🧡 Något som kan verka stort, men som egentligen handlar om att ta små steg kontinuerligt

→ Läs mer om ämnet: 3 tips för att komma igång med kompetensutveckling av personal